Receptionist

Receptionist (Recepcionista) Bi-Lingual Preferred

Job Summary (Resumen del trabajo): 

Weekly Schedule – 40 hours a week, Monday through Friday, 8:30 am – 5:00 pm

Horario semanal: 40 horas a la semana, de lunes a viernes, de 8:30 a.m. a 5:00 p.m.

Answers the telephone in a courteous manner and directs calls to the appropriate destination; records accurate and complete messages when necessary; receives and receipts deliveries and donations; greets and announces visitors and clients; provides general information about The Salvation Army's operations and services; performs routine clerical work such as typing and filing. 

(Contesta el teléfono de manera cortés y dirige las llamadas al destino apropiado; registra mensajes precisos y completos cuando sea necesario; recibe y recibe entregas y donaciones; saluda y anuncia a los visitantes y clientes; proporciona información general sobre las operaciones y servicios del Ejército de Salvación; Realiza trabajos administrativos de rutina, como mecanografiar y archivar.) 

Essential Functions (Funciones esenciales):  

This job description should not be interpreted as all inclusive.  It is intended to identify the essential functions and requirements of this position.  The incumbent may be requested to perform job-related responsibilities and tasks other than those stated in this job description. 

(Esta descripción del puesto de trabajo no debe interpretarse como exhaustiva. Su objetivo es identificar las funciones y requisitos esenciales de este puesto. Se le puede solicitar al titular que realice responsabilidades y tareas relacionadas con el trabajo distintas a las establecidas en esta descripción del trabajo.)

Receptionist Responsibilities (60%)/Responsabilidades de la recepcionista (60%)

Answers the telephone and transfers calls to the appropriate destination; responds to callers questions and provides accurate information. 

(Contesta el teléfono y transfiere las llamadas al destino apropiado; Responde a las preguntas de las personas que llaman y proporciona información precisa.)

Telephones others to communicate messages; records accurate and complete messages; ensures the timely and accurate distribution of messages through telephone and/or E-mail. 

(Llama por teléfono a otras personas para comunicar mensajes; registra mensajes precisos y completos; garantiza la distribución oportuna y precisa de los mensajes por teléfono y/o correo electrónico.)

Receives, greets and announces visitors in a courteous and tactful manner; provides assistance to callers and visitors by answering questions and providing instructions and referrals; screens sales representative soliciting to The Salvation Army. 

(Recibe, saluda y anuncia a los visitantes de manera cortés y con tacto; proporciona asistencia a las personas que llaman y visitantes respondiendo preguntas y proporcionando instrucciones y referencias; Representante de ventas de pantallas solicitando al Ejército de Salvación.)

Notifies proper individuals when visitors or clients have arrived; ensures that visitors and clients have signed-in. 

(Notifica a las personas adecuadas cuando han llegado visitantes o clientes; Garantiza que los visitantes y clientes hayan iniciado sesión.) 

Administrative Responsibilities (40%)/Responsabilidades Administrativas (40%)

Records and updates statistical information; ensures the accuracy and completeness of the same; records community assistance into databases. 

(Registra y actualiza la información estadística; garantiza la exactitud e integridad de los mismos; Registra la asistencia de la comunidad en bases de datos.)

Adds/deletes names and extensions to the phone list to ensure the list remains up-to-date on a daily basis; proof reads telephone lists for mistakes before list is printed. 

(Agrega/elimina nombres y extensiones a la lista de teléfonos para garantizar que la lista permanezca actualizada a diario; La prueba lee las listas telefónicas en busca de errores antes de imprimirla.)

Sorts and distributes mail; ensures all mail reaches appropriate destination; assists with preparing bulk-mail. 

(Clasifica y distribuye el correo; garantiza que todo el correo llegue al destino adecuado; Ayuda con la preparación de correo masivo.)

Orders office supplies and ensures that the office supply inventory is maintained at a level to meet the needs of the department; prepares purchase requisitions and orders equipment and any other special items required for the office operations. 

(Ordena suministros de oficina y se asegura de que el inventario de suministros de oficina se mantenga a un nivel que satisfaga las necesidades del departamento; Prepara las solicitudes de compra y ordena, el equipo y cualquier otro artículo especial requerido para las operaciones de la oficina.)

Assists in setting up meeting rooms; sets up tables and chairs; puts ice in glasses and sets out drinks.  

(Ayuda en la configuración de salas de reuniones; instala mesas y sillas; pone hielo en vasos y sirve las bebidas.)

Performs other administrative duties as requested. 

(Realiza otras tareas administrativas según se le solicite.)

Creates staff, volunteer, and board members name badges. 

(Crea tarjetas identificativas para el personal, los voluntarios y los miembros de la junta.)

Other Responsibilities (Otras responsabilidades): 

Maintains the neatness and attractiveness of the reception area. 

(Mantiene la pulcritud y el atractivo de la zona de recepción.)

Performs other duties as assigned. 

(Realiza otras tareas según se le asigne.)

Materials and Equipment (Materiales y equipos): 

Multi-Line Telephone  General Office Equipment 

(Teléfono multilínea Equipo general de oficina)

Knowledge, Skills and Abilities (Conocimientos, Habilidades y Destrezas): 

Ability to direct phone calls to the appropriate person or destination. 

Ability to respond to and assist callers and visitors in a calm, courteous and tactful manner. 

Ability to record accurate and complete messages. 

Ability to perform clerical support work while operating the multi-line telephone. 

Ability to maintain an adequate supply of applications, informative materials and/or brochures for distribution to visitors. 

Ability to respond to emergencies in a calm and effective manner. 

Ability to plan and coordinate the distribution of food and commodities to the public. 

Ability to project a positive and professional image of The Salvation Army. 

(Posibilidad de dirigir las llamadas telefónicas a la persona o al destino adecuados.
Capacidad para responder y ayudar a las personas que llaman y visitantes de una manera tranquila, cortés y con tacto.
Capacidad para grabar mensajes precisos y completos.
Capacidad para realizar trabajos de apoyo administrativo mientras opera el teléfono multilínea.
Capacidad para mantener un suministro adecuado de aplicaciones, materiales informativos y/o folletos para su distribución a los visitantes.
Capacidad para responder a emergencias de manera tranquila y eficaz.
Capacidad para planificar y coordinar la distribución de alimentos y productos básicos al público.
Capacidad para proyectar una imagen positiva y profesional del Ejército de Salvación.)

MINIMUM QUALIFICATIONS REQUIRED (TITULACIÓN MÍNIMA REQUERIDA): 

 Education and Experience (Educación y Experiencia): 

High school diploma or G.E.D. and Prior experience working with the public performing customer service or receptionist responsibilities, or Any equivalent combination of training and experience which provides the necessary knowledge, skills and abilities.  

(Diploma de escuela secundaria o G.E.D. y experiencia previa trabajando con el público realizando responsabilidades de servicio al cliente o recepcionista, o cualquier combinación equivalente de capacitación y experiencia que proporcione el conocimiento, las habilidades y las habilidades necesarias.)

Certifications (Certificaciones): 

Valid State Driver's License (Preferred) 

Licencia de conducir estatal válida (preferida)

Physical Requirements (Requisitos físicos): 

Ability to meet attendance requirements. 

Ability to read, write and communicate the English language effectively. 

Ability to operate a telephone and/or switchboard. 

Ability to sort documents alphabetically and numerically. 

Duties are usually performed seated.  Sitting may be relieved by brief or occasional periods of standing or walking. 

Moderate amount of physical effort required associated with walking, standing, lifting and carrying light to moderately heavy objects (25-50 lbs.) frequently. 

(Capacidad para cumplir con los requisitos de asistencia.
Capacidad para leer, escribir y comunicar el idioma inglés de manera efectiva.
Capacidad para manejar un teléfono y/o centralita.
Posibilidad de ordenar documentos alfabética y numéricamente.
Las tareas generalmente se realizan sentado. Sentarse puede aliviarse con períodos breves u ocasionales de pie o caminando.
Cantidad moderada de esfuerzo físico requerido asociado con caminar, pararse, levantar y cargar objetos ligeros a moderadamente pesados (25-50 libras) con frecuencia.)

Working Conditions (Condiciones de trabajo): 

Work is usually performed in a normal office environment where there are little or no physical discomforts associated with changes in weather or discomforts associated with noise, dust, dirt, and the like. 

(El trabajo generalmente se realiza en un entorno de oficina normal donde hay pocas o ninguna incomodidad física asociada con los cambios en el clima o incomodidades asociadas con el ruido, el polvo, la suciedad y similares.)

When an application is selected for review, typically, only applicants who indicate the relevant education and experience requirements, as indicated in the job description for the position, may be considered for job openings. Please FULLY complete the application, answer questions completely, honestly and to the best of your ability. Please also upload a copy of your resume (when available). Those applicants requiring accommodation to the application and/or interview process should contact a representative of the Human Resources Department at the applicable location.

We appreciate your interest in employment opportunities with The Salvation Army!